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Rechtskonforme elektronische Aktenführung

Ohne elektronische Akten (E-Akte) und elektronische Vorgangsbearbeitung ist eine konsequente Verwaltungsmodernisierung nicht möglich. In der Praxis bestehen jedoch erhebliche Unsicherheiten, wie Papieroriginale nach dem heutigen Stand der Technik rechtskonform in elektronische Dokumente überführt werden können.

Die Einführung der E-Akte und in diesem Zusammenhang auch das Ersetzende Scannen ist vor allem eine organisatorische Herausforderung. Der technischen Umsetzung (DMS) muss ein entsprechender Entscheidungsprozess vorgeschaltet werden.

Folgende Punkte sind dabei besonders relevant:

  • Papier vermeiden: Scannen ist gut, es ist aber immer nur die zweitbeste Lösung. Die beste Lösung ist erst gar nicht scannen zu müssen.  
  • Entscheidungsprozess zum Ersetzenden Scannen: Die Einführung der E-Akte und in diesem Zusammenhang auch das Ersetzende Scannen ist vor allem eine organisatorische Herausforderung. 
  • Exemplarische Schutzbedarfsanalyse: Stand der Technik und „Quasistandard“ für das Ersetzende Scannen ist zum jetzigen Zeitpunkt die TR-03138 Ersetzendes Scannen – die TR RESISCAN des Bundesamtes für Sicherheit in der Informations- technik (BSI).
  • Musterverfahrensbeschreibung: Die Musterverfahrensbeschreibung für kommunale Verwaltungen durch die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT- Dienstleister (VTAKO) ist auf der Basis der Anforderungen der TR RESISCAN entstanden. 

Wir analysieren, planen und optimieren Ihre Prozesse für die Einführung einer elektronischen Aktenführung. Wir schreiben das Lastenheft, führen die Ausschreibung durch und begleiten Sie bis zur Abnahme und Rechnungsprüfung. Im Ergebnis haben sie anschließend ein passendes Dokumenten Management System (DMS) für ihre Verwaltung.

Kundenreferenz:
Pflegekammer Niedersachsen
Vorsitzende des Errichtungsausschusses: Frau Katrin Havers und stellv. Vorsitzende Frau Sandra Mehmecke

Planung einer Mitgliederverwaltung mit revisionssicherem Dokumenten-Management-System (DMS)

... Es galt, möglichst schnell eine Geschäftsstelle aufzubauen, um durch hauptamtlich Beschäftigte die zahlreichen Aufgaben zu meistern. Dabei mussten die zukünftigen Anforderungen (z. B. Struktur der Informationstechnologie) geplant, organisiert und umgesetzt werden.
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Für die Planung und Ausschreibung der notwendigen einzelnen Strukturen und Gewerke hat der Errichtungsausschuss der Pflegekammer Niedersachsen Herrn Dieter Olowson von der OFP GmbH als IT-Architekten beauftragt.
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Die strukturierte Vorgehensweise und das hohe Maß an Eigeninitiative kombiniert mit einer intensiven Abstimmung mit dem Errichtungsausschuss sicherten stets sehr gute Ergebnisse in den einzelnen Gewerken.
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In sehr guter Zusammenarbeit mit der Leitung der Pflegekammer und deren Mitarbeitern konnte der Betrieb in kürzester Zeit aufgebaut und zielgerichtet in Betrieb gehen.

Sitz der Gesellschaft

OFP GmbH
Steinbeker Hauptstraße 103a
22115 Hamburg